Ini adalah hasil belajarku disemester 4 matakuliah SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
(REVENUE CYCLE)
STUDI KASUS
TOKO LANGGANAN
Anggota Kelompok 5 :
I Made Dhira W (13.41011.0017)
Raysa Machfud Diana (13.41011.0025)
Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
Fakultas Teknologi dan Informatika Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
2015
STUDI KASUS
a. Profil Badan Usaha
Badan usaha ini pertamakali didirikan pada tahun 2001 dengan nama “ Toko Langganan ” berlokasi di daerah Pasar Baru, Jakarta Pusat. Toko ini bergerak dibidang perdagangan perhiasan yang terbuat dari logam dan batu mulia seperti emas, berlian, mutiara, dan permata yang dijual secara tunai atau kredit. Selain menjual perhiasan toko ini juga dapat melayanin pembelian permata atau berlian yang bersetifikat internasial GIA (Gemological Institute America) dan setifikat dari Indonesia yang sudah berstandart Internasional AGL (Adamas Gemological Laboratory of Indonesia). Toko ini juga melayani pesanan barang yang didesain sendiri oleh pelanggan seperti cincin pernikahan atau satu set perhiasan.
Toko ini merupakan bisnis keluarga yang dikelolah oleh pihak keluarga sendiri dan kepemilikannya hanya diwariskan kepada keluarga. Di toko ini memperkerjakan dua karyawan yang bertugas sebagai penjaga serta melayai pelanggan, pemilik juga berperan sebagai bagian penjualan serta bagian keuangan. Jam operasi toko dari hari Senin hingga Sabtu pukul 10:00 sampai dengan 15:00 WIB.
Salah satu permasalahan yang sering dihadapi toko ini adalah kurang adanya pengendalian terhadap penjualan secara kredit serta saat terjadi pemasukan tidak ada pencatatan secara detail pada pencatatan keuangan.
b. Proses Bisnis
Berikut adalah proses bisnisnya :
- Saat ada pelanggan datang akan langsung dilayani oleh karyawan yang ada atau
- Proses pembelian terjadi saat pelanggan telah memilih barang yang akan di beli. Penjualan secara kredit hanya diberikan kepada pelanggan yang telah dikenal dan setidaknya melakukan pembelian lebih dari sepuluh kali. Selain itu maka tidak dapat melakukan pembelian kredit.
- Transaksi penjualan secara tunai :
- Proses pembuatan nota penjualan dilakukan oleh karyawan setelah pelanggan menetapkan barang yang akan dibeli. Kemudian nota tersebut akan diberikan kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran.
- Setelah bukti pembayaran diterima dan dipastikan nominalnya oleh pegawai, kemudian pemilik akan langsung membuatkan surat barang sebagai bukti (akte) barang.
- Transaksi penjualan secara kredit :
- Transaksi secara kredit akan langsung ditangani oleh bagian keuangan.
- Bagian keuangan akan memastikan terlebih dahulu bahwa pelanggan tersebut adalah pelanggan tetap yang telah memenuhi kriteria untuk melakukan pembelian secara kredit.
- Setelah pelanggan menetapkan barang yang akan dibeli bagian keuangan akan langsung membuatkan nota DP (down payment) serta surat barang.
- Jangka waktu pembayaran ditetapkan sesuai perjanjian antara kedua belah pihak biasanya tidak lebih dari tiga minggu setelah tanggal pembelian.
- Transaksi pemesanan barang :
- Transaksi pemesanan barang akan secara langsung ditangani oleh bagian pemesanan.
- Setelah pelanggan memberikan design yang diinginkan, bagian keuangan akan mengestimasikan terlebih dahulu lama waktu pembuatan serta ongkos yang dikenakan. Jika pelanggan setuju dengan waktu yang ditetapkan dan ongkos tersebut maka akan dilanjutkan dengan pembuatan nota pemesanan barang.
- Nota akan diterima oleh pelanggan, setelah itu wajib memberikan DP (down payment) sebesar 50% dari total nominal yang ada dalam nota.
- Barang dan surat barang akan diberikan saat pelanggan telah melunasi sisa pembayaran yang ada.
c. Gambaran Bisnis
Berdasarkan proses bisnis yan telah diuraikan, berikut gambar Document Flow :
d. Analisa Proses Bisnis
Berdasarkan docflow atas, dapat dianalisa kekurangan yang ada pada system toko tersebut sebagai berikut :
- Kelemahan terbesar system yang sudah ada adalah menentu pelanggan yang diperbolehkan melakukan pembelian secara kredit. penjualan kredit diberikan hanya berdasarkan pelanggan yang sering melakukan pembelian artinya hanya berdasarkan kepercayaan antar penjual dan pembeli.
- Jangka waktu yang ditetapkan berdasarkan perjanjian antar kedua pihak. Pada kenyataannya banyak pelanggan yang membayar lewat dari batas waktu yang telah ditetapkan dan tidak ada sanksi yang mengikat.
- Kedisiplinan dalam hal pencatatan pemasukan juga sangat lemah, ini menyebabkan pemilik tidak bisa mengetahui secara detail pemasukan yang didapat setiap hari atau bulannya. Hal ini juga berdampak pada pengurusan pajak pendapat setiap akhir tahun.
- System sangat bergantung pada pemilik sehingga mengharuskan pemilik selalu ada di tempat setiap saat.
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Transaksi Penjualan
- Pada proses penerimaan pesanan barang
| No. |
Ancaman |
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan |
| 1. |
Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk |
Tidak diperbolehkan lagi melakukan pembelian secara kredit |
| 2. |
Legitimasi pemesanan kredit |
Tanda tangan diatas dokumen surat perjanjian yang kuat dimata hokum (materai Rp 6000) |
| 3. |
Penawaran harga barang yang dilakukan oleh pelanggan |
Memberikan harga pada label barang dengan nominal lebih dari harga pokok sebenarnya |
| 4. |
Barang pesanan tidak tepat waktu |
Proses pengestimasian lebih diakuratkan lagi |
- Pada proses penagihan dan piutang usaha
| No. |
Ancaman |
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan |
| 1. |
Kegagalan untuk menagih pelanggan |
Sebelumnya adanya transaksi penjualan kredit, harus menetapkan piutang tak tertagih terlebih dahulu untuk mengurangi jumlah kerugian yang mungkin terjadi. |
| 2. |
Kesalahan dalam penagihan |
Penyimpanan nota secara fisik dan file. |
- Pada proses penerimaan kas
| No. |
Ancaman |
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan |
| 1. |
Pencurian kas |
Kendali atas kasir dipegang langsung oleh pemilik |
| 2. |
Pemakaian kas untuk keperluan pribadi pemilik |
Menerapkan penjurnalan prive pada sistem |
- Masalah-masalah pengendalian umum
| No. |
Ancaman |
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan |
| 1. |
Kehilangan Data |
Tetap menggunakan data fisik sebagai alternatif |
| 2. |
Kehilangan barang dagangan |
Pemasangan dan penempatan CCTV yang tepat |
| 3. |
Bencana alam |
Mengasuransikan badan usaha |
System Flowchart sebagai pembanding serta pemberian solusi atas masalah yang terjadi agar mempermudah melakukan analisa.
Context Diagram Transaksi Pendapatan
DFD Level 0 Transaksi Pendapatan
g. Pendapat
Dilihat pada analisis proses bisnis di toko langganan ini, terdapat sejumlah kekurangan yang ada. Berikut adalah kekurangan-kekurangan yang ada pada proses bisnis di toko langganan :
- Pengendalian pembelian secara kredit
Di toko langganan ini, penjualan secara kredit hanya mempunyai satu syarat yaitu pelanggan yang sudah dikenal oleh pemilik dan menjadi pelanggan tetap setidaknya minimal sudah melakukan pembelian sebanyak sepuluh kali.
Selain itu didalam proses pembelian kredit ini pelanggan harus membayar DP (Down Payment) terlebih dahulu, kemudian pemilik toko akan membuat perjanjian lisan kepada pelanggan tentang jangka waktu pelunasan yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Tidak efektifnya pengendalian penjuala secara kredit ini akan menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. Solusinya adalah toko langganan ini harus menetapkan syarat-syarat yang lebih efektif, yaitu seperti :
- Pembelian kredit harus menyertakan fotocopy KTP
- Pemilik harus membuat surat perjanjian secara tertulis dengan materai, dan harus di tanda tangani oleh pemilik dan pelanggan yang akan melakukan kredit. Surat perjanjian ini berisi tentang waktu pembayaran, dan sanksi yang diberikan bila melebihi batas waktu pembayaran yang telah ditentukan.
- Catatan keuangan
Masalah selanjutnya adalah tentang pencatatan pemasukan, di toko langganan tidak terdapat pencatatan transaksi penjuala secara detail. Segala pengeluaran dan penerimaan tidak tercatat dengan baik. Maka pemilik tidak bias mengetahui pemasukan setiap hari atau bulannya. Hal ini berdampak pada pajak penghasilan pemilik toko, selama ini pengurusan pajak penghasilan hanya berdasarkan perkiraan saja. Dari masalah tersebut seharusnya terdapat bagian keuangan yang bertugas untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran toko setiap tahunnya.
- Kegiatan transaksi sangat bergantung pada keberadaan seorang pemilik
Pada masalah ini semua kegiatan transaksi masih bergantung pada seorang pemilik. Setiap adanya pembelian, penawaran, dan pembuatan surat barang semua harus dilakukan oleh pemilik. Dengan adanya masalah ini sebuah system harus dirancang agar tidak bergantung pada keberadaan pemilik. Masalah ini dapat ditangani dengan membuat sistem database dari barang yang melputi harga barang dan rincian barang.
Rincian barang yang terdapat dalam sistem berguna untuk membuat surat barang sehingga pemilik tidak menulis ulang tentang surat barang yang akan dibeli. Pada database diinputkan harga barang sesuai harga pokok, akan tetapi harga yang tertera pada label barang berbeda dengan harga barang yang ada di database.
- Keterlambatan dalam pesanan barang
Seperti di toko-toko emas lainnya, di toko langganan ini tidak hanya menjual berbagai macam perhiasan yang sudah jadi saja, melainkan juga menerima pesanan pembuatan perhiasan seperti cincin dan kalung, pesanan dilakukan biasanya untuk pernikahan, masalah yang kemungkinan terjadi adalah keterlambatan pembuatan pesanan barang. Masalah seperti ini sebaiknya harus memperhitungkan waktu pembuatan dengan cara seakurat mungkin, dengan memastikan secara teliti waktu yang dibutuhkan tukang dalam membuat barang. Serta memastikan kembali ketersediaan tukang.
g. Pendapat
Dilihat pada analisis proses bisnis di toko langganan ini, terdapat sejumlah kekurangan yang ada. Berikut adalah kekurangan-kekurangan yang ada pada proses bisnis di toko langganan :
- Pengendalian pembelian secara kredit
Di toko langganan ini, penjualan secara kredit hanya mempunyai satu syarat yaitu pelanggan yang sudah dikenal oleh pemilik dan menjadi pelanggan tetap setidaknya minimal sudah melakukan pembelian sebanyak sepuluh kali.
Selain itu didalam proses pembelian kredit ini pelanggan harus membayar DP (Down Payment) terlebih dahulu, kemudian pemilik toko akan membuat perjanjian lisan kepada pelanggan tentang jangka waktu pelunasan yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Tidak efektifnya pengendalian penjuala secara kredit ini akan menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. Solusinya adalah toko langganan ini harus menetapkan syarat-syarat yang lebih efektif, yaitu seperti :
- Pembelian kredit harus menyertakan fotocopy KTP
- Pemilik harus membuat surat perjanjian secara tertulis dengan materai, dan harus di tanda tangani oleh pemilik dan pelanggan yang akan melakukan kredit. Surat perjanjian ini berisi tentang waktu pembayaran, dan sanksi yang diberikan bila melebihi batas waktu pembayaran yang telah ditentukan.
- Catatan keuangan
Masalah selanjutnya adalah tentang pencatatan pemasukan, di toko langganan tidak terdapat pencatatan transaksi penjuala secara detail. Segala pengeluaran dan penerimaan tidak tercatat dengan baik. Maka pemilik tidak bias mengetahui pemasukan setiap hari atau bulannya. Hal ini berdampak pada pajak penghasilan pemilik toko, selama ini pengurusan pajak penghasilan hanya berdasarkan perkiraan saja. Dari masalah tersebut seharusnya terdapat bagian keuangan yang bertugas untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran toko setiap tahunnya.
- Kegiatan transaksi sangat bergantung pada keberadaan seorang pemilik
Pada masalah ini semua kegiatan transaksi masih bergantung pada seorang pemilik. Setiap adanya pembelian, penawaran, dan pembuatan surat barang semua harus dilakukan oleh pemilik. Dengan adanya masalah ini sebuah system harus dirancang agar tidak bergantung pada keberadaan pemilik. Masalah ini dapat ditangani dengan membuat sistem database dari barang yang melputi harga barang dan rincian barang.
Rincian barang yang terdapat dalam sistem berguna untuk membuat surat barang sehingga pemilik tidak menulis ulang tentang surat barang yang akan dibeli. Pada database diinputkan harga barang sesuai harga pokok, akan tetapi harga yang tertera pada label barang berbeda dengan harga barang yang ada di database.
- Keterlambatan dalam pesanan barang
Seperti di toko-toko emas lainnya, di toko langganan ini tidak hanya menjual berbagai macam perhiasan yang sudah jadi saja, melainkan juga menerima pesanan pembuatan perhiasan seperti cincin dan kalung, pesanan dilakukan biasanya untuk pernikahan, masalah yang kemungkinan terjadi adalah keterlambatan pembuatan pesanan barang. Masalah seperti ini sebaiknya harus memperhitungkan waktu pembuatan dengan cara seakurat mungkin, dengan memastikan secara teliti waktu yang dibutuhkan tukang dalam membuat barang. Serta memastikan kembali ketersediaan tukang.
Silakan digunakan untuk referensi 🙂
untuk file bisa klik disini Revenue Cycle
leave comment yah guys. gomawo :*
-7.310224
112.780747
Well well itu hanya pemikiran bocah yah pertamakali masuk kuliah hahaha XD Ketika kita jalani semuanya dengan ikhlas, dengan doa dan restu orang tua semuanya it’s gonna be alright guys 🙂 dan sekarang tanpa terasa semester 4 sudah hampir selesai, artinya sudah setengah perjalan bukan ? Masih mau menyerah ? come on guys, life more cruel than this…
RayshaMD 